# 504/2021 Sb. - Vyhláška, kterou se mění vyhlášky provádějící zákon o archivnictví a spisové službě - Úplná citace: Vyhláška č. 504/2021 Sb., kterou se mění vyhlášky provádějící zákon o archivnictví a spisové službě - Stav: Platný - Znění: Aktuální znění - ELI: /eli/cz/sb/2021/504/2022-02-01 - Datum vyhlášení: 23. 12. 2021 - Účinnost od: 1. 1. 2022 - Částka: 220/2021 504 VYHLÁŠKA ze dne 14. prosince 2021, kterou se mění vyhlášky provádějící zákon o archivnictví a spisové službě Ministerstvo vnitra stanoví podle § 86 zákona č. 499/2004 Sb., o archivnictví a spisové službě a o změně některých zákonů, ve znění zákona č. 190/2009 Sb., zákona č. 167/2012 Sb. a zákona č. 56/2014 Sb., k provedení § 19 zákona č. 499/2004 Sb., ve znění zákona č. 190/2009 Sb. a zákona č. 167/2012 Sb., § 36 zákona č. 499/2004 Sb., ve znění zákona č. 167/2012 Sb., a § 70 odst. 1 zákona č. 499/2004 Sb., ve znění zákona č. 190/2009 Sb., zákona č. 424/2010 Sb., zákona č. 167/2012 Sb. a zákona č. 298/2016 Sb.: ## ČÁST PRVNÍ - Změna vyhlášky, kterou se provádějí některá ustanovení zákona o archivnictví a spisové službě a o změně některých zákonů ## Čl. I Vyhláška č. 645/2004 Sb., kterou se provádějí některá ustanovení zákona o archivnictví a spisové službě a o změně některých zákonů, ve znění vyhlášky č. 192/2009 Sb., vyhlášky č. 213/2012 Sb. a vyhlášky č. 85/2019 Sb., se mění takto: 1. V § 1 odstavec 1 zní: (1) Základní evidence Národního archivního dědictví (dále jen základní evidence) se vede alespoň v listinné podobě. Archivy, s výjimkou bezpečnostních archivů, vedou základní evidenci také v digitální podobě v informačním systému pro vedení evidence Národního archivního dědictví (dále jen systém evidence archiválií), který je součástí národního portálu. Bezpečnostní archivy mohou vést část základní evidence, která neobsahuje utajované informace4), v digitální podobě v systému evidence archiválií. Kulturně vědecké instituce mohou vést základní evidenci v digitální podobě v systému evidence archiválií.. Poznámka pod čarou č. 4 zní: 4) Zákon č. 412/2005 Sb., o ochraně utajovaných informací a o bezpečnostní způsobilosti, ve znění pozdějších předpisů.. 2. V § 1 odst. 2 větě první se slova je vedena nahrazují slovy (dále jen druhotná evidence) se vede a na konci textu věty první se doplňují slova v systému evidence archiválií. 3. V § 1 odst. 2 větě druhé se slova Národního archivního dědictví zrušují. 4. V § 1 odst. 3 se za slovo dědictví vkládají slova (dále jen ústřední evidence) a na konci textu odstavce 3 se doplňují slova v systému evidence archiválií. 5. V § 1 odst. 4 větě první se slova evidence se aktualizuje nahrazují slovy , druhotná a ústřední evidence se aktualizují a věta druhá se zrušuje. 6. V § 2 odst. 3 se slova druhotné evidenci nahrazují slovy základní evidenci jen v listinné podobě. 7. V § 2 odst. 4 se za slovo archiválií vkládají slova , které jsou vedeny v základní evidenci jen v listinné podobě,. 8. V § 2 se odstavec 5 zrušuje. 9. V § 6 odst. 3 se na konci písmene z) čárka nahrazuje tečkou a písmena aa) až cc) se zrušují. 10. V § 6 se za odstavec 3 vkládá nový odstavec 4, který zní: (4) Evidenční list vždy dále obsahuje a) jméno zpracovatele evidenčního listu, b) jméno operátora záznamu evidenčního listu, pokud je veden v digitální podobě, c) značku archivního souboru, pokud je pro archivní soubor zavedena, d) údaje o nedohledaných archiváliích a nedobytných zapůjčených archiváliích.. Dosavadní odstavce 4 až 7 se označují jako odstavce 5 až 8. 11. V § 7 odst. 2 úvodní části ustanovení se slova archivních pomůcek zrušují. 12. V § 8 odst. 1 se slova Národního archivního dědictví zrušují. 13. V § 8 odst. 3 se na konci textu věty první doplňují slova nebo v digitální podobě a věta druhá se nahrazuje větou Zasláním stejnopisu archivní pomůcky v digitální podobě se rozumí jeho uložení v systému evidence archiválií.. 14. V § 8 se odstavec 4 zrušuje. Dosavadní odstavce 5 a 6 se označují jako odstavce 4 a 5. 15. V § 9 odstavce 1 až 4 znějí: (1) Údaje ze základní evidence se předávají, není-li dále stanoveno jinak, v listinné nebo digitální podobě. (2) Předáním údajů ze základní evidence v digitální podobě se rozumí jejich uložení v systému evidence archiválií. (3) Bezpečnostní archivy, které vedou část základní evidence, která neobsahuje utajované informace, pouze v listinné podobě, předávají údaje z evidenčních listů a z evidence archivních pomůcek z této části základní evidence do druhotné evidence Národního archivu do 15. ledna následujícího kalendářního roku v listinné podobě. Bezpečnostní archivy předávají pouze údaje o archiváliích, u nichž byl zrušen stupeň utajení. (4) Kulturně vědecké instituce, které vedou základní evidenci pouze v listinné podobě, předávají údaje z evidenčních listů a z evidence archivních pomůcek ze své základní evidence do druhotné evidence Národního archivu nebo příslušného státního oblastního archivu do 15. ledna následujícího kalendářního roku v listinné podobě.. Poznámka pod čarou č. 1 se zrušuje. 16. V § 9 se odstavce 5 až 9 a 11 zrušují. Dosavadní odstavec 10 se označuje jako odstavec 5. 17. V § 10 odst. 4 písm. d) se slova ústřední evidenci památek nahrazují slovy Ústředním seznamu kulturních památek České republiky. 18. V příloze č. 2 se slova druhotné evidence Národního archivního dědictví nahrazují slovy druhotné evidence a slova evidenčního listu Národního archivního dědictví se nahrazují slovy evidenčního listu. 19. V příloze č. 3 se v příloze č. 1 badatelského řádu ve vzoru badatelského listu slovo nepovinné pod slovem e-mail nahrazuje slovy povinné v případě nahlížení prostřednictvím národního nebo jiného portálu pro zpřístupnění archiválií v digitální podobě. ## ČÁST DRUHÁ - Změna vyhlášky o podrobnostech výkonu spisové služby ## Čl. II Vyhláška č. 259/2012 Sb., o podrobnostech výkonu spisové služby, ve znění vyhlášky č. 283/2014 Sb. a vyhlášky č. 85/2019 Sb., se mění takto: 1. V § 2 odst. 3 písm. d) se slova vnitřní organizační jednotce nahrazují slovy organizační součásti. 2. V § 5 se doplňuje odstavec 3, který zní: (3) Pokud veřejnoprávní původce vykonává spisovou službu v elektronické podobě v elektronickém systému spisové služby, obálku doručeného dokumentu v analogové podobě zpravidla převede do digitální podoby.. 3. V § 6 odst. 1 se věta druhá včetně poznámky pod čarou č. 25 zrušuje. 4. V § 6 odst. 2 se věta druhá zrušuje. 5. V § 6 odstavec 3 zní: (3) Veřejnoprávní původce může doručený dokument, který byl převeden podle odstavce 1 nebo 2, zničit bez výběru archiválií.. 6. V § 16 odst. 1 se slova záhlaví, v němž je uvedeno zrušují. 7. V § 16 odst. 3 se za větu první vkládá věta Veřejnoprávní původce vyhotoví dokument podle věty první v podobě, v jaké vykonává spisovou službu, ledaže povaha dokumentu takové vyhotovení vylučuje.. 8. V § 16 se doplňuje odstavec 5, který zní: (5) Pokud veřejnoprávní původce vykonává spisovou službu v elektronické podobě v elektronickém systému spisové služby, musí jím vyhotovovaný statický textový dokument v digitální podobě nebo statický kombinovaný textový a obrazový dokument v digitální podobě obsahovat strojově čitelný text (textovou vrstvu), a bylo-li příslušné schéma XML stanoveno národním standardem, také metadata ve formátu XML. Veřejnoprávní původce zajistí soulad obsahu dokumentu ve výstupním datovém formátu s obsahem strojově čitelného textu a metadat ve formátu XML. Věty první a druhá se nepoužijí v případě, je-li dokument určen pouze pro komunikaci mezi informačními systémy.. 9. V § 17 odst. 3 se věta poslední nahrazuje větou Ministerstvo vnitra vede a na svých internetových stránkách zveřejňuje seznam ztracených úředních razítek, který obsahuje údaje o ztracených úředních razítkách uvedených v oznámeních.. 10. V § 20 odst. 1 se slova , nejde-li o převáděné dokumenty podle § 6 odst. 1 a dokumenty převáděné autorizovanou konverzí dokumentů podle § 6 odst. 2 zrušují. 11. V § 23 se na konci odstavce 2 doplňuje věta Verze PDF/A-3 a vyšší je výstupním datovým formátem statických textových dokumentů a statických kombinovaných textových a obrazových dokumentů, neobsahuje-li dokument v datovém formátu, který není výstupním datovým formátem, a dokument obsahující další dokumenty.. 12. V § 23 odstavec 4 zní: (4) Výstupním datovým formátem dynamických obrazových dokumentů je a) datový formát Graphics Interchange Format (GIF), b) datový formát umožňující uložení komprimovaných dat kódovaných podle standardu Moving Picture Experts Group Phase 1 (MPEG-1, ISO/IEC 11172), c) datový formát umožňující uložení komprimovaných dat kódovaných podle standardu Moving Picture Experts Group Phase 2 (MPEG-2, ISO/IEC 13818), d) datový formát umožňující uložení komprimovaných dat kódovaných podle standardu Moving Picture Experts Group Phase 4 (MPEG-4, ISO/IEC 14496-3).. 13. V § 23 odst. 6 se za slovo databáze vkládají slova a datové věty. 14. Za § 26 se vkládá nový § 26a, který včetně nadpisu zní: ## § 26a Použití pravidel týkajících se dokumentů na spis Ustanovení § 2 až 11, § 13 až 16 a § 18 až 26 týkající se dokumentu se použijí na spis obdobně, ledaže to vylučuje jeho povaha.. ## ČÁST TŘETÍ - ÚČINNOST ## Čl. III Tato vyhláška nabývá účinnosti dnem 1. ledna 2022, s výjimkou čl. II bodu 8, který nabývá účinnosti dnem 1. února 2022. Ministr: Hamáček v. r. --- [Kanonická webová stránka](https://pravnianalyza.cz/zakony/sb/2021/504)