# 213/2012 Sb. - Vyhláška, kterou se mění vyhláška č. 645/2004 Sb., kterou se provádějí některá ustanovení zákona o archivnictví a spisové službě a o změně některých zákonů, ve znění vyhlášky č. 192/2009 Sb - Úplná citace: Vyhláška č. 213/2012 Sb., kterou se mění vyhláška č. 645/2004 Sb., kterou se provádějí některá ustanovení zákona o archivnictví a spisové službě a o změně některých zákonů, ve znění vyhlášky č. 192/2009 Sb. - Stav: Platný - Znění: Aktuální znění - ELI: /eli/cz/sb/2012/213/2012-07-01 - Datum vyhlášení: 20. 6. 2012 - Účinnost od: 1. 7. 2012 - Částka: 75/2012 ## Obsah - Čl. I - § 12a - § 12b - § 12c - § 17 - Čl. 9 - Čl. II 213 VYHLÁŠKA ze dne 13. června 2012, kterou se mění vyhláška č. 645/2004 Sb., kterou se provádějí některá ustanovení zákona o archivnictví a spisové službě a o změně některých zákonů, ve znění vyhlášky č. 192/2009 Sb. Ministerstvo vnitra stanoví podle § 86 zákona č. 499/2004 Sb., o archivnictví a spisové službě a o změně některých zákonů, ve znění zákona č. 190/2009 Sb. a zákona č. 167/2012 Sb., k provedení § 19, § 24 odst. 3, § 31 odst. 2, § 36, § 40 odst. 7, § 56 odst. 4 a § 61 odst. 9 zákona: ## Čl. I Vyhláška č. 645/2004 Sb., kterou se provádějí některá ustanovení zákona o archivnictví a spisové službě a o změně některých zákonů, ve znění vyhlášky č. 192/2009 Sb., se mění takto: 1. V § 1 odst. 5 se slova uložených mimo kulturně vědecké instituce a archivy nahrazují slovy , které nenáleží do péče kulturně vědeckých institucí a archivů,. 2. V § 2 odst. 1 se slova Žádost o schválení dohody o scelení archivního fondu nebo archivní sbírky (dále jen archivní soubor) nebo návrh na rozhodnutí o scelení archivního souboru a jejich umístění nahrazují slovy Návrh na převedení archiválie do péče jiného archivu a slova delimitované archiválie se nahrazují slovy archiválie přemisťované mezi archivy nebo kulturně vědeckými institucemi, které vedou základní evidenci, za účelem zajištění péče o archiválie (dále jen delimitace). 3. V § 2 odst. 2 se slova Archiválie přemisťované mezi archivy nebo kulturně vědeckými institucemi, které vedou základní evidenci, za účelem zajištění péče o archiválie (dále jen delimitace) nahrazují slovy Delimitované archiválie a slova kde byly archiválie do doby delimitace uloženy se nahrazují slovy v jejichž péči byly archiválie do doby delimitace. 4. V § 2 odstavec 5 zní: (5) Provede-li státní oblastní archiv přemístění archiválie mezi státními okresními archivy, které jsou jeho vnitřními organizačními jednotkami, oznámí tuto skutečnost pro potřeby aktualizace ústřední evidence ministerstvu.. 5. V § 3 odst. 1 se slovo souboru nahrazuje slovy fondu nebo archivní sbírky (dále jen archivní soubor). 6. V § 4 odst. 1 úvodní části ustanovení se slova v pevně svázaných knihách nahrazují slovy jako celistvý soubor. 7. V § 4 odst. 1 písm. f) se slova číslo jednací dokumentu o vnější změně nahrazují slovy číslo jednací nebo jiná jednoznačná identifikace dokumentu týkající se vnější změny. 8. V § 4 odst. 1 se na začátek písmene j) vkládají slova u archiválií v analogové podobě. 9. V § 4 odst. 1 se za písmeno j) vkládá nové písmeno k), které zní: k) u archiválií v digitální podobě velikost v bytech, a to v členění 1. velikost nezpracovaných archiválií v digitální podobě, 2. velikost zpracovaných archiválií v digitální podobě, 3. velikost inventarizovaných archiválií v digitální podobě, 4. celková velikost archiválií v digitální podobě, která je součtem velikosti zpracovaných archiválií včetně inventarizovaných archiválií a součtem velikostí nezpracovaných archiválií,. Dosavadní písmena k) až n) se označují jako písmena l) až o). 10. V § 4 odst. 1 se na konci písmena n) čárka nahrazuje tečkou a písmeno o) se zrušuje. 11. V § 5 odst. 2 se na začátek písmene g) vkládají slova u archiválií v analogové podobě. 12. V § 5 odst. 2 se za písmeno g) vkládá nové písmeno h), které zní: h) u archiválií v digitální podobě velikost v bytech, a to v členění uvedeném v § 4 odst. 1 písm. k),. Dosavadní písmena h) a i) se označují jako písmena i) a j). 13. V § 5 odst. 2 písm. i) se slova písm. k) nahrazují slovy písm. l). 14. V § 5 odst. 2 písm. j) se slova číslo jednací dokumentu o vnitřní změně nahrazují slovy číslo jednací nebo jiná jednoznačná identifikace dokumentu týkající se vnější změny. 15. V § 6 odst. 2 se slova uložených mimo archivy nahrazují slovy , které nenáleží do péče archivu a slova uložených v archivech nebo kulturně vědeckých institucích se nahrazují slovy náležejících do péče archivu nebo kulturně vědecké instituce. 16. V § 6 odst. 3 písm. b) se slova uložené mimo archivy a kulturně vědecké instituce nahrazují slovy , které nenáleží do péče archivu nebo kulturně vědecké instituce,. 17. V § 6 odst. 3 se písmeno i) zrušuje. Dosavadní písmena j) až dd) se označují jako písmena i) až cc). 18. V § 6 odst. 3 se na začátek písmene j) vkládají slova u archiválií v analogové podobě. 19. V § 6 odst. 3 se za písmeno j) vkládá nové písmeno k), které zní: k) u archiválií v digitální podobě jejich velikost v bytech, a to v členění uvedeném v § 4 odst. 1 písm. k),. Dosavadní písmena k) až cc) se označují jako písmena l) až dd). 20. V § 6 odst. 3 písm. o) se slova písm. k) nahrazují slovy písm. l). 21. V § 6 odst. 3 písm. s) bodě 1 se slova číslo jednací dokumentu o vnější změně nahrazují slovy číslo jednací nebo jiná jednoznačná identifikace dokumentu týkající se vnější změny. 22. V § 6 odst. 3 písm. s) bodě 3 se slova písm. k) nahrazují slovy písm. l). 23. V § 6 odst. 3 se písmeno aa) zrušuje. Dosavadní písmena bb) až dd) se označují jako písmena aa) až cc). 24. V § 9 odst. 2 se slovo zaručeného nahrazuje slovem uznávaného. 25. V § 12 odst. 1 se slova uložené mimo archiv nebo kulturně vědeckou instituci, které nahrazují slovy , které nenáleží do péče archivu nebo kulturně vědecké instituce a které. 26. V § 12 odst. 2 se slova jsou uloženy v archivu nebo kulturně vědecké instituci nahrazují slovy , náleží do péče archivu nebo kulturně vědecké instituce. 27. Za § 12 se vkládají nové § 12a až 12c, které včetně společného nadpisu a poznámek pod čarou č. 2 a 3 znějí: Vytváření, správa a zpřístupňování metadat archiválií ## § 12a (1) Základní identifikaci archiválie tvoří a) identifikátor archiválie přidělený digitálním archivem, jde-li o archiválii v digitální podobě, b) název archivního souboru, c) doba vzniku archiválie, d) název nebo obchodní firma původce archivního souboru, popřípadě i název nebo označení jeho vnitřního organizačního útvaru, e) stručný obsah archiválie, f) datový formát archiválie a jeho verze, jde-li o archiválii v digitální podobě, g) druh a počet evidenčních jednotek, h) velikost evidenčních jednotek v bytech, jde-li o archiválii v digitální podobě, i) údaj o tom, že archiválie obsahuje obchodní, bankovní anebo obdobné tajemství nebo osobní údaje, na které se vztahuje zvláštní režim ochrany podle jiných právních předpisů2), j) jazyk, ve kterém je archiválie pořízena, k) skutečnosti nutné pro zobrazení nebo jiné zpracování obsahu archiválie v digitální podobě, jde-li o databázi. (2) Popis zpracované archiválie obsahuje údaje o zatřídění evidenční jednotky do struktury archivního souboru a odkaz na archivní pomůcku. ## § 12b V evidenci původců jsou vedeny a) u archiválií, jejichž původcem je fyzická osoba, 1. identifikátor přidělený původci evidencí původců, 2. identifikační údaje původce v rozsahu jméno, popřípadě jména, příjmení, datum a místo narození a úmrtí původce; datum a místo narození a úmrtí jsou vedeny pouze, pokud jsou zpracovateli záznamu v evidenci známy, 3. stručná biografická charakteristika původce, 4. údaje o informačních zdrojích použitých pro vytvoření a vedení záznamu o původci v evidenci původců, 5. identifikační údaje zpracovatele záznamu o původci v evidenci původců v rozsahu jméno, popřípadě jména, příjmení a datum a čas zpracování záznamu, b) u archiválií, jejichž původcem je právnická osoba včetně zájmového sdružení právnických osob3), 1. identifikátor přidělený původci evidencí původců, 2. identifikační údaje původce v rozsahu obchodní firma nebo název původce, identifikační číslo osoby, pokud bylo přiděleno, adresa sídla a datum vzniku a zániku původce, 3. územní oblast působnosti původce, pokud ji lze stanovit, 4. historie původce, 5. identifikační údaje právního předchůdce původce, pokud existoval, v rozsahu obchodní firma nebo název, adresa sídla a datum vzniku a zániku, 6. identifikační údaje právního nástupce původce, pokud existoval, v rozsahu obchodní firma nebo název, adresa sídla a datum vzniku a zániku, 7. identifikační údaje zpracovatele záznamu o původci v evidenci původců v rozsahu jméno, popřípadě jména, příjmení a datum a čas zpracování záznamu, c) u archiválií, jejichž původcem je skupina osob vystupujících pod stejným názvem a sdružených k dosažení shodného účelu, 1. identifikátor přidělený původci evidencí původců, 2. identifikační údaje původce v rozsahu název původce, adresa sídla a datum vzniku a zániku původce, 3. územní oblast působnosti původce, pokud ji lze stanovit, 4. historie původce, 5. identifikační údaje právního předchůdce původce vzhledem k účelu činnosti, pokud existoval, v rozsahu název, adresa sídla a datum vzniku a zániku, 6. identifikační údaje právního nástupce původce vzhledem k účelu činnosti, pokud existoval, v rozsahu název, adresa sídla a datum vzniku a zániku, 7. identifikační údaje zpracovatele záznamu o původci v evidenci původců v rozsahu jméno, popřípadě jména, příjmení a datum a čas zpracování záznamu. ## § 12c (1) Popis archivu nebo kulturně vědecké instituce, do jejichž péče archiválie náleží, obsahuje a) identifikátor archivu nebo kulturně vědecké instituce přidělený ministerstvem, b) název archivu nebo kulturně vědecké instituce, c) obecně užívaný název archivu nebo kulturně vědecké instituce, pokud existuje, d) název nebo obchodní firma právního předchůdce archivu nebo kulturně vědecké instituce, pokud existoval, e) kategorie archivu podle § 42 odst. 1 zákona a druh archivu podle § 42 odst. 2 zákona, f) adresa sídla archivu nebo kulturně vědecké instituce, popřípadě adresa místa jejich pracovišť určených pro styk s veřejností, g) kontaktní údaje, zejména telefonní a telefaxové číslo, elektronická adresa podatelny, popřípadě jiná kontaktní elektronická adresa, a adresa internetových stránek archivu nebo kulturně vědecké instituce a jejich pracovišť určených pro styk s veřejností, h) jméno, popřípadě jména, příjmení, telefonní číslo a elektronická adresa osoby stojící v čele archivu nebo kulturně vědecké instituce, osoby stojící v čele badatelny, osoby stojící v čele podatelny a osoby odpovědné za provádění výběru archiválií u původců, i) historie archivu nebo kulturně vědecké instituce, popřípadě jejich právních předchůdců, j) právní titul k výkonu činnosti archivu nebo kulturně vědecké instituce, k) organizační struktura archivu nebo kulturně vědecké instituce, jsou-li právnickou osobou, popřípadě údaje o začlenění archivu nebo kulturně vědecké instituce do organizační struktury jiné právnické osoby, l) působnost archivu k výběru archiválií, m) rozsah archiválií a struktura archivních souborů v péči archivu nebo uložených u kulturně vědecké instituce, n) bibliografická citace průvodce po archivních souborech, o) návštěvní doba archivu nebo kulturně vědecké instituce, p) podmínky předkládání archiválií archivu nebo kulturně vědecké instituci, q) vybavení badatelny archivu nebo kulturně vědecké instituce, a to včetně fotodokumentace tohoto vybavení, r) rozsah poskytovaných služeb archivem nebo kulturně vědeckou institucí, s) údaj o akreditaci archivu v rozsahu číslo jednací a datum právní moci rozhodnutí, t) jméno, popřípadě jména, příjmení, datum narození a adresu místa pobytu zřizovatele archivu nebo kulturně vědecké instituce na území České republiky nebo adresu jeho bydliště v cizině, jde-li o fyzickou osobu; pokud je zřizovatelem podnikatel, obsahuje popis archivu nebo kulturně vědecké instituce jeho jméno, popřípadě jména, příjmení, případně dodatek odlišující osobu podnikatele nebo druh podnikání vztahující se k této osobě nebo jí provozovanému druhu podnikání, identifikační číslo a adresu místa podnikání, u) název nebo obchodní firmu zřizovatele archivu nebo kulturně vědecké instituce, identifikační číslo a adresu sídla, jde-li o právnickou osobu, v) údaj o povinnostech archivu nebo kulturně vědecké instituce vůči správním úřadům na úseku archivnictví a nadřízeným orgánům. (2) Součástí popisu archivu nebo kulturně vědecké instituce je dále a) uživatelský odkaz na informační systém archivu nebo kulturně vědecké instituce přístupný způsobem umožňujícím dálkový přístup, b) uživatelský odkaz na ceník poskytovaných služeb, c) uživatelský odkaz na podmínky a požadavky na přístup a využití archiválií (badatelský řád). 2) Například zákon č. 513/1991 Sb., obchodní zákoník, ve znění pozdějších předpisů, zákon č. 21/1992 Sb., o bankách, ve znění pozdějších předpisů, zákon č. 101/2000 Sb., o ochraně osobních údajů a o změně některých zákonů, ve znění pozdějších předpisů. 3) Zákon č. 40/1964 Sb., občanský zákoník, ve znění pozdějších předpisů.. 28. § 13 se včetně nadpisu zrušuje. 29. V § 15 odst. 2 se za slovo fotokopie vkládají slova nebo digitální reprodukce. 30. V § 15 odst. 3 se slova uložena ve veřejném nahrazují slovy v péči veřejného. 31. V § 15 se na konci odstavce 3 doplňuje věta Ustanovení věty první se nepoužije, jedná-li se o archiválii v digitální podobě, jejíž replika byla předána do péče veřejného archivu.. 32. V § 16 odst. 1 se slova se vzorem žádosti o nahlížení, zrušují a slovo vzoru se nahrazuje slovem vzor. 33. V § 16 se doplňuje odstavec 3, který zní: (3) Pokud archiv umožňuje nahlížení do archiválií v digitální podobě, replik archiválií v digitální podobě nebo do digitálních reprodukcí archiválií v analogové podobě způsobem umožňujícím dálkový přístup, upraví podmínky tohoto nahlížení v badatelském řádu.. 34. § 17 včetně nadpisu zní: ## § 17 Maximální výše úhrad nákladů spojených s poskytováním služeb veřejnými archivy (1) Maximální výše úhrady nákladů spojených s pořízením výpisu, opisu nebo kopie archiválie v analogové podobě anebo s pořízením repliky archiválie v digitální podobě a nákladů spojených s potvrzováním shody pořízené kopie archiválie v analogové podobě s archiválií v analogové podobě uložené v archivu nebo shody repliky archiválie v digitální podobě s archiválií v digitální podobě nebo s replikou archiválie v digitální podobě uloženou v archivu, které je oprávněn požadovat veřejný archiv, jsou uvedeny v sazebníku maximální výše úhrad nákladů spojených s poskytováním služeb veřejnými archivy, který je obsažen v příloze č. 4 k této vyhlášce. (2) Archiv může upustit od úhrady nákladů spojených s poskytnutím služeb uvedených v odstavci 1, pokud jsou tyto služby poskytovány osobám, o nichž zákon o správních poplatcích stanoví, že jsou osvobozeny od správních poplatků, nebo pokud jsou uskutečňovány v souvislosti s úkony, o nichž zákon o správních poplatcích stanoví, že jsou osvobozeny od správních poplatků, anebo pokud jsou uskutečňovány v souvislosti s podáními podle zákona o válečných veteránech a zákona o účastnících odboje a odporu proti komunismu.. 35. Přílohy č. 1 a 2 zní: Příloha č. 1 k vyhlášce č. 645/2004 Sb. Evidenční jednotky 1. Rozdělení evidenčních jednotek 1.1. Hlavní a dílčí evidenční jednotky Evidenční jednotky se dělí na hlavní a dílčí. Hlavními evidenčními jednotkami jsou základní, obecné jednotky pro počítání a vykazování množství archiválií. Dílčí evidenční jednotky upřesňují hlavní evidenční jednotku. Dílčí evidenční jednotky se uvedou u zpracovaných archiválií v evidenci Národního archivního dědictví a v archivních pomůckách. Jsou-li evidenční jednotky bez dalšího zpracování jednoznačné a určitelné, uvedou se i u nezpracovaných archiválií. Součet počtu zpracovaných, případně inventarizovaných dílčích evidenčních jednotek vždy odpovídá počtu zpracovaných, případně inventarizovaných hlavních evidenčních jednotek. 1.2. Evidenční jednotky pro zpracované a nezpracované archiválie Evidenční jednotky se člení na jednotky pro a) nezpracované archiválie, kterými jsou balíky a kartony, datasety (datové balíčky); u nezpracovaných kinematografických filmů a zvukových archiválií se uvedou rovněž zjistitelné jednotliviny, kterými jsou filmové pásy, jiné nosiče analogových záznamů, nosiče digitálních záznamů, fonografické válečky, fonografické dráty, gramofonové desky, matrice, magnetofonové pásky, audiokazety (analogové), audiokazety (digitální) a kompaktní disky, b) zpracované archiválie, které jsou dále členěny na 1. evidenční jednotky pro archiválie v analogové podobě; u evidenčních jednotek v analogové podobě se uvede počet a volitelně velikost v běžných metrech; 2. evidenční jednotky pro archiválie v digitální podobě; u evidenčních jednotek v digitální podobě se uvede počet a velikost v bytech; v případě filmových a zvukových děl a záznamů na přenosných výměnných datových nosičích se velikost v bytech nemusí uvést. 1.3. Evidenční jednotky pro evidenci jednotlivin a množstevních jednotek Evidenční jednotky pro archiválie se člení na a) evidenční jednotky pro množstevní jednotky, kterými jsou zejména balíky, kartony, fascikly, datasety (datové balíčky) a digitální archivní jednotky (DAJ); množstevní jednotky slouží zejména k evidenci spisů, korespondence, účtů, technické dokumentace s výjimkou map, plánů a technických výkresů jako jednotlivin, hudebnin, pokud nejsou evidovány jako rukopisy, výstřižků, databází, prezentací, internetových stránek, matematických modelů, souborů spisů v digitální podobě, b) evidenční jednotky pro evidenci jednotlivin; jako jednotlivina se vykazuje zejména 1) listina do roku 1850, listina po roce 1850, 2) úřední kniha, rukopis, 3) podací protokol nebo podací deník včetně podacích protokolů nebo podacích deníků v sešitové nebo kartotéční podobě, index, elench, repertář, 4) kartotéka, 5) pečetidlo, razítko, samostatná pečeť, odlitek pečeti, otisk typáře, 6) mapa, atlas, technický výkres, grafický list, kresba, 7) fotografie na papírové podložce, fotografická deska, listový film, svitkový film, kinofilm, mikrofilm, mikrofiš, fotoalbum, digitální fotografie; fotografie uložené v albech se samostatně nevykazují, u svitkových filmů se vykazuje celý svitek, 8) filmový pás nebo jiný nosič analogových záznamů, nosič digitálního záznamu, kinematografický záznam v analogové a v digitální podobě, 9) fonografický váleček, fonografický drát (fonodrát), matrice, gramofonová deska, magnetofonový pásek, audiokazeta, kompaktní disk, zvukový záznam v analogové a v digitální podobě, 10) tisk do roku 1800, tisk po roce 1800, pohlednice, plakát, cenný papír, štoček, 11) předmět numismatické povahy, předmět faleristické povahy. 2. Principy pro stanovení evidenční jednotky archiválií v analogové a digitální podobě Evidenční jednotky existují pro archiválie v analogové i digitální podobě. Při jejich vymezení a zápisu se vychází z následujících principů: a) Jako evidenční jednotky pro nezpracované archiválie se použijí balíky, kartony a datasety (datové balíčky); ostatní evidenční jednotky se uvedou, jestliže jsou bez dalšího zpracování jednoznačné a určitelné; volitelně se v tomto případě uvedou také dílčí evidenční jednotky. b) Mezi jednotliviny se nezapočítávají ty, které jsou součástí spisů nebo jiných jednotlivin. Jednotliviny se uvedou v evidenčním listu Národního archivního dědictví bez ohledu na formu uložení. Pokud jsou jednotliviny uloženy v kartonech, fasciklech nebo jiných obalech, evidují se jako jednotliviny a příslušné kartony, fascikly nebo jiné obaly se jako evidenční jednotky neevidují. c) Pokud byl originál archiválie prokazatelně zničen nebo ztracen a je k dispozici například jeho studijní reprodukce, započítá se tato reprodukce jako příslušná evidenční jednotka; do poznámky se uvede, že je evidována reprodukce. d) Grafické listy a kresby a jejich reprodukce tvořící část dokumentu, u něhož byla primární rovina textová a grafika plnila funkci doprovodnou (například ilustrace v knihách, veduty na tovaryšských listech, grafika na pozvánkách, v záhlaví dopisů, na diplomech) se evidují samostatně, jestliže byly od původního nosiče záznamu uměle odděleny a nelze je k němu již zařadit. V opačném případě se evidují společně s jejich nosičem v příslušné skupině (například Spisy, Tisky). 3. Vymezení hlavních a dílčích evidenčních jednotek Při vymezování evidenčních jednotek se postupuje podle pravidel stanovených touto přílohou, a to s využitím definic jednotlivých typů archiválií uvedených v této příloze. Pokud je popisována archiválie, která spadá svým obsahem a formou do více evidenčních jednotek, pro její vymezení zpravidla rozhoduje primární účel, pro který byla vytvořena. V dalším pořadí se pak posoudí převažující složka obsahu nebo formy. 3.1. Listiny do roku 1850 Jako evidenční jednotky se evidují veškeré listiny vzniklé do roku 1850 včetně těch, které jsou uloženy ve specializovaných sbírkách listin nebo v odděleních archivního souboru, které byly vytvořeny pro jejich specializované ukládání a evidenci (například oddělení listin v rodinných, velkostatkových, církevních fondech), a to bez ohledu na to, zda vznikly už v pořádacím schématu původce, nebo až při archivním zpracování. Pokud jsou součástí těchto sbírek i listy, evidují se rovněž jako listiny. Listiny, které jsou součástí jiné archiválie [například inserty a transumpty v listinách, opisy listin v úředních knihách a jiných rukopisech, listiny vložené do spisu (například stejnopisy smluv, nevyzvednuté osobní doklady)] se jako jednotliviny neevidují a považují se za její část. Listiny uložené v kartonech se vykazují jako jednotliviny a kartony, ve kterých jsou tyto listiny uloženy, se jako evidenční jednotky nevykazují. Pro účely evidence archiválií se listinou rozumí dokument, který zakládá, mění, ruší nebo osvědčuje právní vztahy. Je sestavena podle určitých pravidel a v určité formě (například na jednom foliu, které může být i srolováno, na více foliích ve složce, v podobě knihy) a opatřena ověřovacími prostředky (například pečeť, razítko, podpis) odpovídajícím právním zvyklostem doby vzniku listiny. Stejnou ověřovací právní hodnotu má konfirmace a ověřený opis listiny, který je rovněž evidenční jednotkou (vidimus, jiný úředně ověřený opis, respektive stejnopis nebo druhopis listiny). Pro účely evidence archiválií jsou listinami privilegia, majestáty, diplomy vydané panovníkem, ochranné a lenní listy, erbovní, nobilitační a inkolátní listiny, reversy k zemi, patenty, reskripty, dekrety (dvorské), cechovní artikule, notářské instrumenty. Za listiny se pro účely evidence archiválií nepovažují dokumenty zakládající právní akty uvedené v primárních registrech, zhostné listy, zachovací listy, výuční listy, tovaryšské listy a cechovní osvědčení, osobní doklady a diplomy, statuty a stanovy spolků. Jako listiny se neevidují a nevykazují cenné papíry. 3.2. Listiny po roce 1850 Jako evidenční jednotky se evidují pouze originály a ověřené opisy listin vzniklých po roce 1850, pokud jsou a) listinami, jimiž bylo nadále formou individuálního právního aktu určeno zásadním způsobem postavení nebo práva původce fondu (včetně erbovních, nobilitačních a inkolátních listin), b) zakládacími nebo zřizovacími listinami, c) listinami upravujícími ústavní poměry státu (například ústava, Listina základních práv a svobod), d) smlouvami nebo soubory smluv upravujícími zásadním způsobem mezinárodní postavení státu. V evidenci se uvede zvlášť počet listin v analogové podobě a zvlášť počet replik listin v digitální podobě; u replik listin v digitální podobě se uvede jejich velikost v bytech. Za listiny po roce 1850 se pro účely evidence archiválií jako jednotliviny nepovažují dokumenty zakládající právní akty uvedené v primárních registrech, jmenování čestným občanem, výuční listy, osobní doklady, školní vysvědčení, diplomy, statuty a stanovy spolků). Jako listiny se rovněž neevidují a nevykazují cenné papíry. Jako listiny po roce 1850 se neevidují listiny, které jsou součástí spisů. 3.3. Úřední knihy a rukopisy Jako evidenční jednotka Úřední knihy a rukopisy se označují úřední knihy a rukopisy, které tvoří dílčí evidenční jednotky této hlavní evidenční jednotky. Úřední knihy a rukopisy se uvedou zvlášť v analogové podobě, zvlášť v digitální podobě a zvlášť jako repliky. U úředních knih a rukopisů v digitální podobě a u replik úředních knih a rukopisů se uvede jejich velikost v bytech. 3.3.1 Úřední knihy Úřední knihy jsou archiválie, které vznikly jako nástroj pro uchování protokolárních záznamů, opisů dokumentů nebo souborů informací ve formě umožňující ochranu jejich autenticity, právní validity a celistvosti. Právní význam úředních knih je zpravidla založen zákonem, popřípadě kancelářskou normou, které určují jejich obsah a způsob vedení. Úřední knihy jsou vázané. Pokud nejsou vázané, musí splňovat tato kritéria: a) jednotná úprava, b) členění podle jednotných časových jednotek (například podle roků) a c) označení stránek nebo listů pořadovým číslem. Pokud nejsou splněna uvedená kritéria, nevázané úřední knihy se považují za aktový materiál. To platí i pro přílohy úředních knih. Úřední knihy vykazují tyto obecné znaky: a) kniha je tvořena souborem kontinuálně pořizovaných zápisů, které se zpravidla týkají téže agendy (je vedena, zatímco spis je vyřizován), b) zápisy v úředních knihách mají svébytnou právní platnost nebo administrativní význam, který se v případě knih veřejného charakteru vyrovnává platnosti listin nebo jiných dokumentů právní povahy, c) forma a struktura zápisů je volena tak, aby v plné míře zajišťovala jejich průkaznost a reprodukovala podstatné součásti předlohy; nejedná se pouze o evidenční záznam, d) autenticita a integrita zápisů je zajišťována formálními procedurami a náležitostmi (například soudobá foliace nebo paginace, číslování zápisů, pečetění svazku, záznam o počtu folií), které jsou stanoveny rovněž pro ověřování formy a obsahové přesnosti zápisů (procedura spojená s vkladem - intabulací nebo zápisem, ověřování zápisů prostřednictvím ověřovatelů). Mezi úřední knihy se zařazují archiválie splňující tyto náležitosti bez ohledu na to, zda v nich obsažené zápisy měly charakter veřejných knih určených pro pořizování záznamů s veřejnou právní platností, nebo zda se jednalo o knihy interní (správní, kancelářské) povahy vedené pro vnitřní potřebu původce; e) původce knihu považuje za nedělitelný celek, f) vykazují vzájemnou vnitřní provázanost (systematičnost) a strukturovaný charakter, v jehož rámci bývají vzájemné vztahy jednotlivých typů knih hierarchicky uspořádány (například knihy hlavní a knihy pomocné), g) vedení základních typů úředních knih má zpravidla dlouhodobý charakter, s výjimkou případů, kdy je rovnocenně použita i jiná forma písemného záznamu. Nejčastějšími typy úředních knih jsou: a) knihy soudnictví sporného a nesporného včetně jejich pomocných knih (například knihy pozemkové, knihy smluv, knihy listin, knihy testamentů, knihy inventářů pozůstalostí, knihy kvitancí a obligací, knihy hypoték, půhonné knihy, smolné knihy), b) knihy určené k vedení evidence veřejného nebo interního charakteru [například matriky (narozených, oddaných, zemřelých, měšťanů, obecních příslušníků, žáků, členů), školní katalogy, knihy evidence obyvatel, vojska, hnanců, urbáře, knihy nadací, knihy ohlášek bohoslužeb, knihy ohlášek snoubenců, rejstříky, vyhotovují-li se z nich samostatné výpisy, nebo katastry (berní, spolkové)], c) knihy protokolů, které zachycují ověřený (autentický) záznam z jednání (například konferenční protokoly, knihy o jednání výborů a představenstev u fondů spolků a družstev), d) pamětní knihy v původním slova smyslu (úřední knihy smíšeného charakteru) i pamětní knihy (kroniky) v moderním slova smyslu vedené v rámci správní kompetence původce. Novodobé pamětní knihy (kroniky) se mezi úřední knihy zařadí, pokud byly vedeny na základě zákona anebo vnitřní normy nebo rozhodnutí původce, popřípadě autor zápisů byl vedením pamětní knihy pověřen, anebo zápisy měly oficiální charakter a byly kontrolovány nebo ověřovány statutárními orgány původce. e) knihy správní (kancelářské), například registra, kopiáře, knihy opisů korespondence, knihy opisů instrukcí, knihy přísah úředníků, knihy opisů patentů a nařízení, f) knihy účetní a hospodářské, včetně knih účetnictví peněžního i hmotného a inventářů majetku (inventární knihy). U nezpracovaných archiválií se uvede počet úředních knih, pokud jsou bez dalšího zpracování jednoznačně určitelné. U zpracovaných archiválií se uvede počet úředních knih v analogové podobě nebo počet replik úředních knih v digitální podobě; úřední knihy vedené v digitální podobě jsou zpravidla databázemi. Rejstříky k úředním knihám se vykazují jako úřední knihy. Knihy uložené v kartonech, fasciklech nebo jiných obalech se vykazují jako jednotliviny a kartony a fascikly, ve kterých jsou tyto knihy uloženy, se jako evidenční jednotky nevykazují. 3.3.2 Rukopisy Rukopisy jsou písemné archiválie neúřední povahy, které mají charakter literárního, liturgického nebo vědeckého díla a jsou jedinečným výsledkem tvůrčí činnosti autora. Mají podobu analogovou i digitální. Rukopis je zpravidla charakterizován identifikací autora a názvem, popřípadě úmyslem rukopis zveřejnit. Rukopisy jsou zejména školní díla (například diplomové, disertační anebo habilitační práce), kroniky a pamětní knihy, pokud nevznikly v rámci výkonu úředních povinností, rukopisy literárních nebo vědeckých děl, osobní deníky nebo knihy s podpisy návštěv. Rukopisy jsou napsány rukou, pořízeny na psacím stroji nebo na počítači. Mezi rukopisy nejsou zařazeny rozmnoženiny vytvořené polygrafickými technikami, které se evidují jako tisky, s výjimkou tištěných hudebnin. Za rukopisy se považují i hudebniny. Hudebniny jsou rukopisné i tištěné notové záznamy hudby včetně historických typů písemností (například liturgické knihy s notací, kancionály, zpěvníky). Za hudebninu lze považovat i slovesné záznamy textů, jejichž nápěvy jsou obecně známé nebo na ně odkazují. Za evidenční jednotku rukopisy se nepovažuje korespondence, poznámky, přednášky a archiválie zařaditelné do jiných evidenčních jednotek. Pokud jsou archiválie svázány do konvolutu, považuje se za jeden rukopis celý svazek, v elektronické podobě celý dataset (datový balíček). Pokud nejsou rukopisy rozčlenitelné na jednotlivé rukopisy (díla), evidují se v kartonech. Hudebniny se evidují v kartonech, pokud nejsou rozčlenitelné na jednotlivé rukopisy (díla). Evidence obsahuje označení, že jde o hudebninu. V evidenci se uvede počet kusů rukopisů v analogové podobě, počet kusů rukopisů v digitální podobě nebo počet kusů replik rukopisů v digitální podobě; u rukopisů v digitální podobě a replik rukopisů v digitální podobě se uvede jejích velikost v bytech. 3.4. Registraturní pomůcky Hlavní evidenční jednotka Registraturní pomůcky označuje celkový počet kusů původních pomůcek sloužících k evidenci dokumentů a spisů podle věcného nebo systematického třídění bez ohledu na jejich původní název. Dílčí evidenční jednotky tvoří podací protokoly nebo podací deníky, indexy, elenchy a repertáře. Jejich počet se uvede zvlášť v analogové podobě a zvlášť v digitální podobě, u registraturních pomůcek v digitální podobě se uvede velikost v bytech. 3.4.1 Podací protokoly nebo podací deníky Podací protokol nebo podací deník jsou základní evidenční pomůckou pro vedení spisové služby v listinné podobě. Podací deníky jsou vedeny v chronologické posloupnosti. Zpravidla mají ustálenou formu, jsou vedeny v určitém předem určeném období, obsahují údaje o pořadovém čísle dokumentu, datu jeho doručení, adrese odesílatele, stručném obsahu dokumentu, jeho rozsahu a počtu příloh, evidenční údaje dokumentu u původce, číslo jednací nebo spisovou značku, označení útvaru nebo osoby původce, kterému byl dokument přidělen k vyřízení, způsob vyřízení, spisový znak. V evidenci se uvede počet podacích protokolů nebo podacích deníků v analogové podobě, a to jak v sešitové, tak v kartotéční formě, bez ohledu na konkrétní název. Jako podací protokoly se evidují rovněž knihy pošty. Mezi podací protokoly se zařadí rovněž rejstříky z činnosti justiční správy sloužící k evidenci spisové agendy. Zvlášť se uvede počet podacích deníků v digitální podobě. 3.4.2 Indexy Index je abecední rejstřík jmenných, geografických nebo věcných hesel. 3.4.3 Elenchy Elench je registraturní pomůcka zaznamenávající podle identifikačních údajů osoby nebo podle věcných hesel v abecedním pořádku nebo v uspořádání podle uložení spisy určitého registraturního oddělení nebo i celé registratury, popřípadě s dalším vnitřním členěním. 3.4.4 Repertáře Repertář je pomocná registraturní pomůcka umožňující hledání spisů nebo listin určité registratury podle abecedně nebo chronologicky seřazených identifikačních údajů osoby nebo věcných hesel. O každém spisu nebo listině je v repertáři uveden jejich stručný obsah. 3.5. Kartotéky Hlavní evidenční jednotka Kartotéka je soubor systematicky seřazených samostatných listů obsahujících informace vztahující se k určité agendě nebo tématu a vedených obvykle v předepsané nebo účelově vytvořené formě. Kartotéka může být uložena v několika kartonech, kartotéčních zásuvkách nebo krabicích. V evidenci Národního archivního dědictví se uvede počet kartotéčních zásuvek nebo krabic. Slouží-li kartotéka jako původní evidenční pomůcka (například podací protokol, index), eviduje se jako příslušná jednotlivina. 3.6. Typáře a jejich samostatné otisky Typáře jsou trojrozměrné předměty, jejichž otištěním se docílí reprezentace jejich majitele za účelem ověřování, autentizace projevu vůle nebo jiného označení dokumentů. Jde například o pečetidla, razítka, razidla nebo raznice pro slepotisk. Typáře se jako jednotliviny evidují vždy, jejich otisky pouze pokud nejsou součástí jiné jednotliviny. Hlavní evidenční jednotka označuje celkový počet typářů a otisků vzniklých jejich aplikací. Typáře se jako hlavní evidenční jednotka dělí na dílčí evidenční jednotky, kterými jsou a) pečetidla, b) razítka, c) samostatné pečetě, odlitky pečetí a otisky typářů. 3.6.1 Pečetidla Pečetidlem (razidlem, raznicí) je zpravidla kovová deska, obvykle zasazená do držadla, která nese negativní obraz, jíž se docílí pozitivního obrazu otištěním do pečetní hmoty (pečetě) nebo do psací látky dokumentu (razidla, raznice), a to přímo v dokumentu nebo na zálepce (slepotisk, slepé pečeti). 3.6.2 Razítka Razítkem je pryžová nebo kovová deska, zpravidla zasazená do držadla, s aplikovaným obrazem, jíž se docílí otištění na dokument. 3.6.3 Samostatné pečetě, odlitky pečetí a otisky typářů Samostatné pečetě, odlitky pečetí a otisky typářů se evidují pouze v případě, pokud a) tvoří specializované sbírky obsahující především originály pečetí, jejich odlitky, faksimile, reprodukce, novodobé otisky původních pečetidel, celé dokumenty s otisky typářů manipulované do sbírek v minulosti nebo vyřazené při pořádání jiného fondu a nově do sbírek zařazené pro dochování otisku, nebo výstřižky s těmito otisky, b) se nacházejí ve sbírkách jiného vymezení, ale mají povahu popsanou v odstavci a), c) tvoří samostatnou část archivního fondu (například vzorové otisky typářů používaných v dané době původcem, evidence nově zavedených typářů s jejich otisky, reprodukcemi s poznamenáním o jejich vyřazení, úředně nahlášené ztrátě, zneplatnění). V případě více otisků na jednom podkladovém listu se eviduje každý otisk zvlášť. 3.7. Kartony Pro nezpracované archiválie je karton hlavní evidenční jednotkou archiválií v analogové podobě uložených ve speciální archivní krabici. Pro zpracované archiválie v analogové podobě je karton evidenční jednotkou sloužící zejména k evidenci spisů (aktového materiálu), korespondence, účtů, technické dokumentace s výjimkou plánů a výkresů, hudebnin, pokud se nevykazují jako rukopisy, výstřižků, tisků po roce 1800, pokud neodpovídají definici této jednotliviny. V kartonech se evidují rovněž archiválie vztahující se k méně významným právním aktům (například zhostné listy, zachovací listy, výuční listy, osobní doklady, statuty a stanovy organizací a spolků, soudní a notářské dokumenty). Prostřednictvím kartonů se eviduje také sbírka listin k pozemkové knize. Mezi kartony se nezapočítávají ty, v nichž jsou uloženy jednotliviny. 3.8. Fascikly Fascikl je hlavní evidenční jednotka pro zpracované archiválie v analogové podobě, jejichž uložení v kartonech by bylo neúčelné, případně z jiných důvodů neproveditelné. Jde o evidenční jednotku k evidenci spisů (aktového materiálu), korespondence, účtů, technické dokumentace s výjimkou plánů a výkresů, hudebnin, pokud se nevykazují jako rukopisy, výstřižků, tisků po roce 1800, pokud neodpovídají definici této jednotliviny. Ve fasciklech se evidují rovněž archiválie vztahující se k méně významným právním aktům (například zhostné listy, zachovací listy, výuční listy, osobní doklady a statuty a stanovy organizací a spolků, soudní a notářské dokumenty, které nemohou být pro své rozměry evidovány v kartonech). 3.9. Mapy, atlasy, technické výkresy, grafické listy, kresby V evidenci se uvede celkový počet kusů jednotlivých map a mapových děl, atlasů, plánů, technických výkresů, grafických listů a kreseb. Dílčí evidenční jednotky se uvede zvlášť v analogové podobě a zvlášť v digitální podobě, u digitálních dílčích evidenčních jednotek se uvede velikost v bytech. Hlavní evidenční jednotka Mapy, atlasy, technické výkresy, grafické listy, kresby se dělí na dílčí evidenční jednotky, kterými jsou 1. mapy, 2. atlasy, 3. technické výkresy, 4. grafické listy, 5. kresby. 3.9.1 Mapy *Zobrazeno prvních 250 z 563 bloků úplného znění. Kompletní text je na kanonické stránce.* --- [Kanonická webová stránka](https://pravnianalyza.cz/zakony/sb/2012/213)